Jak wiadomo, w większości przypadków jesteśmy wzrokowcami, więc warto zadbać, by nasz event oddziaływał przede wszystkim na zmysł wzroku. Oczywiście, inne elementy, jak choćby catering, również są ważne i trudno z tym polemizować. Faktem jest natomiast, że pierwszą rzeczą związaną z naszym evenetem, jaką zobaczą nasi goście, nie będą kotlety schabowe, ale...
...zaproszenia.
Zaproszenia, co oczywiste, powinny nie tylko dostarczać informacji o terminie i miejscu organizowania imprezy, ale również wywierać odpowiednie wrażenie. Słowo „odpowiednie” jest tu kluczowe, bowiem w zależności od profilu naszej firmy, lokalizacji wydarzenia oraz jego charakteru, zaproszenia te powinny wyglądać zupełnie inaczej. Jeśli na przykład zdecydowaliśmy się na event w kopalni soli, zaproszenia mogą mieć formę woreczków z solą i nadrukowanymi informacjami, jeśli natomiast na statku czy barce – zdecydowanie na miejscu będą wszelkie akcenty marynistyczne. Jakąkolwiek formę czy stylistykę przyjmą nasze zaproszenia, pamiętajmy, że powinny one korespondować również z wizerunkiem naszej firmy, a co za tym idzie – również z preferencjami naszych klientów czy kontrahentów.
W każdym jednak przypadku należy wybrać jeden, czytelny styl i kolorystykę i w każdym szczególe trzymać się tego wyboru - wówczas cała impreza będzie wyglądać na znacznie bardziej spójną, zaplanowaną i elegancką.
Strona www
Zaproszenie powinno jedynie zaintrygować naszych gości – niekoniecznie musi dostarczać wszystkich szczegółowych informacji, ponieważ wówczas mogłoby stać się mało czytelne i przeładowane tekstem. Z drugiej jednak strony, pewne informacje są po prostu niezbędne, jak choćby wskazówki dojazdu czy informacje o obiekcie i możliwości zarezerwowania noclegu, parkingu itp. W takim przypadku najlepiej jest stworzyć specjalną stronę WWW dla naszego eventu. Powinna ona być utrzymana w takiej samej kolorystyce i stylu, jak zaproszenia. Czcionki, słownictwo i inne szczegóły również powinny pozostawać w ścisłym związku z zaproszeniami. Po zakończeniu eventu, strona może stać się również forum wymiany myśli i wrażeń, dzięki czemu, organizując kolejne wydarzenie, będziemy mogli wprowadzić pewne zmiany, by jeszcze lepiej odpowiedzieć na potrzeby i pragnienia naszych gości.
Wystrój sal
Sale konferencyjne oraz restauracyjne powinny, podobnie, jak strona WWW i zaproszenia, posiadać te samą stylistykę i paletę kolorystyczną. Dzięki temu, nasi goście, wchodząc do nowego i nieznanego sobie pomieszczenia, poczują się od razu swojsko i swobodnie – kolory i styl będą im bowiem znane z zaproszeń i strony WWW. Jednolity, czytelny styl, odpowiadający profilowi gości i naszej firmy sprawi, że całość imprezy wywrze znacznie lepsze wrażenie, niż przypadkowe elementy, nawet, jeśli będą one bardzo wyszukane i drogie.
Gadżety
Jeżeli zamierzamy podarować gościom jakieś gadżety, warto zadbać o to, by również one wpisywały się w przyjęty przez nas styl i barwy. Pamiętajmy przy tym, że gadżety te będą stanowiły nasza wizytówkę oraz pamiątkę ze spotkania, więc nie tylko ich styl, ale również jakość powinny być odpowiednio wysokie. Jeśli posiadamy ograniczone fundusze, lepiej jest zdecydować się na mniej spektakularne prezenty (np. wybrać długopisy, a nie pendrive), ale za to postawić na ich wysoką jakość oraz estetykę.
