W części pierwszej ustaliliśmy najbardziej istotne elementy eventu, takie, jak budżet, lokalizacja, scenariusz oraz dodatkowe atrakcje. Wiemy więc, gdzie odbędzie się event i jakie będą jego elementy – ale nasi goście jeszcze tego nie wiedzą. Dlatego właśnie kolejnym elementem będą zaproszenia.
Wysyłamy zaproszenia
Zaproszenia na nasz event powinny spełniać kilka założeń: przede wszystkim, powinny w jednoznaczny sposób informować gdzie i kiedy odbędzie się cała impreza, a także jaki jest jej cel, bowiem z niego wynika szereg innych ustaleń, jak choćby dress code, obowiązujący podczas imprezy. Pamiętajmy też, że zaproszenia powinny być nie tylko estetyczne, ale też intrygujące, tak, by dać gościom przedsmak tego, co dla nich przygotowaliśmy. Na zaproszeniach warto też umieścić jasną informację, do kiedy należy potwierdzić swoją obecność i w jaki sposób to zrobić – mailowo, telefonicznie czy listownie.
Strona WWW
Imienne zaproszenia dla każdego z uczestników są oczywiście niezbędne, ale nie mniej istotne jest opracowanie strony www. W dzisiejszych czasach właśnie Internet jest medium, z którego czerpiemy większoiśc informacji, więc nasi goście, zaraz po otrzymaniu zaproszenia, z pewnością sprawdza w sieci gdzie odbywa się nasz event. Warto więc zebrać podstawowe informacje, jakie mogą im być potrzebne, takie, jak wskazówki dojazdu, informacje dotyczące parkingu, noclegów, dostępności wi-fi itp. w jednym miejscu. Oczywiście, estetyka strony i jej profesjonalne przygotowanie ma tu kluczowe znaczenie, zaś strona wizualna – od kolorystyki, po czcionki i zdjęcie – powinna odpowiadać charakterowi eventu oraz profilowi naszej firmy
Dogrywamy szczegóły
Po uzyskaniu potwierdzenia obecności, należy doprecyzować listę gości i zadbać o ich potrzeby, takie, jak transport, nocleg itp. Warto też ustalić, kto będzie ich witał i zaprowadzał do pokoi, kto i kiedy wręczy im gadżety oraz czy będą wśród nich osoby mające szczególne potrzeby (np. diabetycy, osoby niepełnosprawne, itp.). Pamiętajmy, że event firmowy stanowi naszą wizytówkę, zaś troska o takie właśnie szczegóły, jak odpowiednia dieta czy wygodny podjazd, świadczy o naszym profesjonalizmie i szacunku dla klientów i kontrahentów, a to w bezpośredni sposób przekłada się na relacje biznesowe i wizerunek naszej firmy.
I na koniec...
...mając dograne najdrobniejsze nawet szczegóły, należy przygotować się na niespodzianki. Mimo całego wysiłku, jaki włożymy w przygotowania i organizację imprezy, zawsze coś może nas zaskoczyć i pójść niezupełnie zgodnie z planem. Przede wszystkim należy tu wziąć pod uwagę pogodę, która bywa kapryśna i może zupełnie zniweczyć nasze ambitne plany. Warto więc zawsze mieć przygotowany plan B, a na wszelki wypadek – również C i D, albo... skorzystać z usług profesjonalistów, którzy prawdopodobnie są również w posiadaniu planu E ( i bynajmniej nie jest to E-wakuacja ;))
Planujesz event ? Sprawdź ofertę wypożyczalni projektorów w Krakowie !
