Wielu osobom wydaje się, że organizacja przyjęcia okolicznościowego jest poważnym wyzwaniem. Rzeczywiście, wymaga przygotowań, nie oznacza to jednak, że musi wiązać się z utrudnieniami. Pierwszym krokiem, na jaki powinniśmy się zdecydować w tym kontekście jest zatem przygotowanie dokładnej listy zadań, które przyjdzie nam wykonać, konieczne jest przy tym skalkulowanie nie tylko samych kosztów, ale i czasu, który należy poświęcić na przygotowania.
Gdy wykonamy tego rodzaju podstawowa analizę, nic nie stoi na przeszkodzie temu, abyśmy upewnili się, jakie ceny są proponowane przez firmy cateringowe. Oczywiście, musimy liczyć się z tym, że ceny te mogą się w istotny sposób różnić. Z innym kosztem wiąże się usługa świadczona w stolicy, z innym zaś – w niewielkim mieście powiatowym. Wynika to przede wszystkim ze stopnia konkurencyjności usługi, pewien wpływ mogą mieć jednak również różniące się nieco ceny samych produktów spożywczych. Jeśli ustalimy koszty możemy określić, czy ceny proponowane przez firmy cateringowe są rzeczywiście atrakcyjne. Tu należy zwrócić uwagę nie tylko na sam koszt zakupu produktów, ale również na nasz wkład własny, który zostałby poniesiony, gdybyśmy mieli sami organizować dania na imprezę. Korzystanie z cateringu nie zawsze jest opłacalne, jeśli więc zdecydujemy się na samodzielne opracowanie menu, powinniśmy pamiętać o zasadzie mówiącej o unikaniu niepotrzebnych eksperymentów. Najlepiej wprowadzać do menu te produkty, które przygotowujemy już od jakiegoś czasu i w przypadku których mamy pewność, że nam się udają. Nieco inaczej przedstawia się sytuacja wtedy, gdy chcemy korzystać z cateringu, w tym przypadku bowiem nic nie stoi na przeszkodzie temu, abyśmy zdali się na doświadczenie pracowników takiej firmy. Jeszcze przed przyjęciem dobrze jest też określić jego charakter, nieco inaczej organizuje się bowiem kolację oraz piknik w ogrodzie. W tym drugim przypadku pomoc firmy odpowiedzialnej za catering wydaje się przy tym nieoceniona, posiada ona bowiem nie tylko pomysły na niebanalne menu, ale również rozwiązania takie, jak stoły piknikowe oraz grille.
Przed przyjęciem niezbędne jest też opracowanie listy gości. Ma to duże znaczenie także podczas przygotowywania menu, warto bowiem uwzględniać stan ich zdrowia oraz preferencje kulinarne. Jeśli przyjęcie organizujemy samodzielnie, produkty żywnościowe o przedłużonej dacie ważności warto kupić już z tygodniowym wyprzedzeniem. Wtedy też warto ocenić stan serwetek i obrusów.
